Hogyan tud egy debreceni regionális ügyvéd hatékonyan országosan dolgozni? – interjú Dr. Herdon Istvánnal

A jogi szolgáltatások piacán sokáig természetesnek tűnt, hogy egy ügyvédi iroda elsősorban a saját városában vagy régiójában dolgozik. A digitális ügyintézés, az online kapcsolattartás és az elektronikus hatósági rendszerek fejlődésével azonban ez alapvetően megváltozott.

Egy debreceni ügyvédi iroda ma már úgy is képes országos ügyfélkört kiszolgálni, hogy közben megőrzi a regionális működés előnyeit: a közvetlenebb kapcsolattartást, a gyors reagálást és a személyre szabott jogi munkát.

Dr. Herdon Istvánt, a Herdon Ügyvédi Iroda alapítóját arról kérdeztük, hogyan lehet Debrecenből hatékonyan ellátni budapesti, vidéki és külföldi ügyfelek jogi képviseletét.

Mit jelent ma az, hogy egy ügyvédi iroda regionális?

Dr. Herdon István: A regionális jelző számomra elsősorban nem korlátozást, hanem erős szakmai és földrajzi kötődést jelent. A Herdon Ügyvédi Iroda Debrecenben működik, ismeri a kelet-magyarországi gazdasági környezetet, a helyi vállalkozásokat és a régióban zajló beruházásokat.

Ez azonban nem jelenti azt, hogy kizárólag helyi ügyekkel foglalkozunk. A gazdasági élet ma már nem városhatárok szerint működik. Egy debreceni vállalkozásnak lehet budapesti szerződéses partnere, külföldi tulajdonosa, dunántúli munkavállalója vagy országos ingatlanportfóliója.

Az ügyvédi szolgáltatásnak ehhez a valósághoz kell alkalmazkodnia.

Lehet-e Debrecenből hatékonyan országos jogi szolgáltatást nyújtani?

Dr. Herdon István: Igen. A legtöbb gazdasági, társasági és munkajogi ügy ellátásához nincs szükség arra, hogy az ügyvéd és az ügyfél minden alkalommal ugyanabban a városban tartózkodjon.

A hatékony országos működés három alappillére:

• a megfelelő digitális infrastruktúra;
• az írásban jól dokumentált kommunikáció;
• a személyes jelenlét tudatos és célzott megszervezése.

A szerződések véleményezése, a jogi állásfoglalások elkészítése, a társasági dokumentumok előkészítése, a munkajogi tanácsadás vagy egy vállalati jogi projekt koordinációja jellemzően online is teljes értékűen elvégezhető.

A személyes jelenlétet pedig ott kell biztosítani, ahol annak valódi hozzáadott értéke van.

Milyen ügyek intézhetők teljesen online?

Dr. Herdon István: A gazdasági jogi ügyek jelentős része távolról is hatékonyan kezelhető. Ilyen lehet például:

• szerződések elkészítése és véleményezése;
• munkajogi tanácsadás;
• munkáltatói felmondások előkészítése;
• belső szabályzatok elkészítése;
• társasági határozatok és cégiratok előkészítése;
• jogi állásfoglalások készítése;
• követeléskezelési stratégia kialakítása;
• vállalati jogi átvilágítás;
• peres és hatósági eljárások előkészítése;
• külföldi ügyfelek magyarországi cégalapításának koordinációja.

A dokumentumokat biztonságos elektronikus csatornán lehet megküldeni, az egyeztetések pedig Microsoft Teamsen vagy más online felületen lebonyolíthatók.

Nem jelent hátrányt, hogy az ügyvéd nincs fizikailag az ügyfél közelében?

Dr. Herdon István: Nem feltétlenül. Sok esetben éppen az ellenkezője igaz.

Az ügyfél számára általában nem az a legfontosabb, hogy az ügyvéd irodája néhány utcával közelebb legyen. Sokkal fontosabb, hogy:

• gyorsan válaszoljon;
• értse az üzleti problémát;
• átláthatóan kommunikáljon;
• tartsa a határidőket;
• használható megoldást adjon;
• és szükség esetén személyesen is rendelkezésre álljon.

Egy országosan működő ügyvédi iroda számára ezért a távolságkezelés elsősorban szervezési kérdés. Ha az ügyfél Budapesten vagy az ország más részén működik, előre egyeztetett rendszerben ugyanúgy biztosítható a folyamatos együttműködés.

Mikor szükséges mégis személyes jelenlét?

Dr. Herdon István: Vannak olyan ügyek, amelyeknél a személyes jelenlét indokolt vagy elengedhetetlen. Ilyen lehet például:

• bírósági tárgyalás;
• hatósági meghallgatás;
• helyszíni egyeztetés;
• összetett szerződéses tárgyalás;
• ingatlanügylet aláírása;
• vezetői vagy tulajdonosi konfliktus személyes rendezése;
• munkáltatói belső vizsgálat;
• nagyobb tranzakció zárása.

Ilyen esetekben az országos működés azt jelenti, hogy az ügyvéd nem várja el az ügyféltől, hogy minden esetben Debrecenbe utazzon. Az iroda szükség szerint Budapesten vagy más magyarországi helyszínen is megjelenik.

A cél nem a személyes találkozások teljes megszüntetése, hanem azok észszerű használata.

Hogyan működik a kapcsolattartás országos ügyfelekkel?

Dr. Herdon István: A jól működő kapcsolattartás alapja az előre kialakított kommunikációs rend. Az ügy kezdetén célszerű tisztázni:

• ki a döntéshozó;
• ki adhat utasítást az ügyvédnek;
• milyen csatornán történik a kapcsolattartás;
• mely kérdések igényelnek azonnali jelzést;
• milyen gyakorisággal szükséges státuszjelentés;
• hogyan történik a dokumentumok átadása;
• milyen határidőkkel kell számolni.

A vállalati ügyfeleknél különösen fontos, hogy a jogi munka ne elszigetelten történjen. Az ügyvédnek együtt kell működnie a vezetőséggel, a HR-rel, a könyveléssel, a pénzügyi területtel és szükség esetén más szakértőkkel.

Miért fontos az írásbeli kommunikáció?

Dr. Herdon István: Az írásbeli kommunikáció nemcsak azért fontos, mert az ügyfél és az ügyvéd távol van egymástól. Egy gazdasági vagy munkajogi ügyben gyakran több szereplő, több döntés és hosszabb időszak eseményeit kell nyomon követni.

Az írásbeli egyeztetés előnye, hogy:

• visszakereshető;
• pontosan rögzíti a feladatot;
• csökkenti a félreértés lehetőségét;
• dokumentálja a jogi álláspontot;
• egyértelművé teszi a döntési pontokat;
• támogatja a felelősségi körök elhatárolását.

Ez nem jelenti azt, hogy minden ügyet kizárólag e-mailben kell kezelni. Az összetettebb kérdéseket célszerű online vagy személyes megbeszélésen átbeszélni, majd a döntéseket írásban összefoglalni.

Hogyan történik a dokumentumok aláírása?

Dr. Herdon István: Az aláírás módja az ügy típusától függ. Számos dokumentum elektronikus úton is kezelhető, bizonyos esetekben pedig videókapcsolaton keresztül történő azonosítás vagy távellenjegyzés is alkalmazható. Más ügyeknél továbbra is szükség lehet személyes aláírásra vagy eredeti okiratokra.

A megfelelő eljárást mindig az adott ügy jogi követelményei alapján kell kiválasztani. Az országos működés szempontjából az a fontos, hogy az ügyvéd már az ügy elején megtervezze:

• mely dokumentum írható alá elektronikusan;
• melyikhez szükséges személyes jelenlét;
• szükség van-e meghatalmazásra;
• hogyan történik az eredeti példányok továbbítása;
• mikor és hol célszerű az aláírást megszervezni.

Milyen előnye lehet egy regionális ügyvédi irodának egy nagyobb budapesti irodával szemben?

Dr. Herdon István: Nem gondolom, hogy minden ügyben ugyanaz az irodatípus a megfelelő. Egy regionális, butik jellegű iroda előnye lehet:

• a közvetlen ügyvédi kapcsolattartás;
• a gyorsabb döntéshozatal;
• a rugalmasabb munkaszervezés;
• a személyre szabott jogi szolgáltatás;
• az ügyfél működésének mélyebb megismerése;
• az állandó kapcsolattartó biztosítása.

Az ügyfél számára fontos lehet, hogy az ügyét ne minden alkalommal más személy kezelje, hanem olyan ügyvéd, aki ismeri az előzményeket és érti a vállalkozás működését.

A regionális jelenlét emellett különösen előnyös lehet azoknál a beruházásoknál és vállalatoknál, amelyek Kelet-Magyarországon működnek, miközben országos vagy nemzetközi üzleti kapcsolatokkal rendelkeznek.

Hogyan lehet biztosítani az országos ügyek gyors kezelését?

Dr. Herdon István: A gyorsaság elsősorban nem földrajzi, hanem szervezési kérdés. Ehhez szükséges:

• egyértelmű belső ügykezelés;
• határidő-nyilvántartás;
• digitális dokumentumkezelés;
• gyors elérhetőség;
• előre meghatározott kommunikációs csatornák;
• megfelelő kapacitástervezés.

Egy sürgős munkajogi kérdés vagy szerződéses probléma esetén rendszerint nem az a döntő, hogy az ügyvéd fizikailag hány kilométerre található, hanem az, hogy milyen gyorsan képes megismerni a tényállást és használható választ adni.

Működhet-e hosszú távú együttműködés távolról?

Dr. Herdon István: Igen, sőt sok esetben kifejezetten hatékonyan. A hosszú távú együttműködés során az ügyvéd fokozatosan megismeri:

• a vállalkozás döntési rendszerét;
• a szerződéses gyakorlatot;
• a munkáltatói folyamatokat;
• a visszatérő kockázatokat;
• a vezetők kommunikációs és üzleti elvárásait.

Egy idő után így sok kérdés gyorsabban kezelhető, mert nem kell minden alkalommal elölről bemutatni a vállalat működését.

Országos ügyfelek esetén különösen jól működhet a havi átalánydíjas vagy meghatározott órakereten alapuló együttműködés, amelyben az iroda folyamatos jogi háttértámogatást biztosít.

Hogyan kezelhető egy országos munkajogi projekt?

Dr. Herdon István: Egy országos munkajogi projekt során gyakran több telephely, vezető és munkavállalói csoport érintett. A hatékony működéshez először egységesíteni kell:

• a dokumentumokat;
• a döntési folyamatokat;
• a vezetői kommunikációt;
• a munkáltatói intézkedéseket;
• a bizonyítékok gyűjtését;
• a határidők kezelését.

Az egyeztetések jelentős része online megtartható. Ha pedig helyszíni vizsgálat, személyes meghallgatás vagy hatósági eljárás szükséges, az iroda az adott helyszínen is eljárhat.

Külföldi ügyfeleket is lehet Debrecenből kiszolgálni?

Dr. Herdon István: Igen. A külföldi ügyfelek esetében a kapcsolattartás eleve jellemzően online történik, függetlenül attól, hogy a magyar ügyvéd Debrecenben vagy Budapesten működik.

A külföldi ügyfelek számára általában az a fontos, hogy az ügyvéd:

• megfelelő idegen nyelven kommunikáljon;
• érthetően magyarázza el a magyar jogi környezetet;
• koordinálja a helyi ügyintézést;
• átlátható költségekkel dolgozzon;
• rendszeresen tájékoztassa őket;
• személyes jelenlét nélkül is megszervezze a szükséges lépéseket.

Egy debreceni iroda ráadásul közvetlen közelről tudja támogatni a régióban megvalósuló nemzetközi beruházásokat, miközben országos és külföldi kapcsolattartást is biztosít.

Mi a legnagyobb tévhit az országos ügyvédi működéssel kapcsolatban?

Dr. Herdon István: Talán az, hogy országos jogi szolgáltatást csak budapesti iroda képes nyújtani. A legtöbb ügyben a szolgáltatás minőségét nem az iroda irányítószáma határozza meg.

A valódi kérdés az, hogy az ügyvéd:

• rendelkezik-e megfelelő szakmai tapasztalattal;
• megérti-e az ügyfél üzleti célját;
• képes-e gyorsan reagálni;
• megfelelően dokumentálja-e a munkáját;
• elérhető-e az ügyfél számára;
• szükség esetén vállalja-e az országos személyes megjelenést.

A modern ügyvédi működésben a földrajzi elhelyezkedés egyre kevésbé jelent korlátot.

Milyen ügyfeleknek lehet ideális egy debreceni, országosan működő ügyvédi iroda?

Dr. Herdon István: Különösen azoknak a vállalkozásoknak, amelyek:

• több magyarországi telephellyel rendelkeznek;
• Budapesten vagy más régióban működnek, de közvetlen ügyvédi kapcsolatot keresnek;
• Kelet-Magyarországon hajtanak végre beruházást;
• külföldi tulajdonosi háttérrel rendelkeznek;
• rendszeres társasági vagy munkajogi támogatást igényelnek;
• országos ingatlan- vagy szerződéses portfóliót kezelnek;
• rugalmas, digitális együttműködést szeretnének;
• szükség esetén személyes országos képviseletet is elvárnak.

Hogyan kezdődik egy országos együttműködés?

Dr. Herdon István: Első lépésként át kell tekinteni az ügyfél működését és a konkrét jogi igényeket. Ez történhet online konzultáció keretében.

Az első egyeztetés során célszerű tisztázni:

• az ügy hátterét;
• a sürgős kérdéseket;
• a döntéshozó személyeket;
• a szükséges dokumentumokat;
• a kapcsolattartás rendszerét;
• a személyes megjelenések várható szükségességét;
• a díjazás módját.

Ezt követően kialakítható egy olyan együttműködési forma, amely az ügyfél tényleges működéséhez igazodik.

Országos jogi szolgáltatás Debrecenből

A digitális ügyintézés és a tudatosan megszervezett ügyfélkommunikáció lehetővé teszi, hogy egy debreceni regionális ügyvédi iroda teljes értékű országos jogi szolgáltatást nyújtson.

A hatékony működéshez nem szükséges minden kérdésben személyes találkozó. Szükség van viszont:

• gyors és közvetlen kommunikációra;
• jól szervezett dokumentumkezelésre;
• pontos határidőkezelésre;
• írásban követhető jogi munkára;
• az ügyfél üzleti működésének megértésére;
• célzott személyes jelenlétre.

A Herdon Ügyvédi Iroda Debrecenből országosan támogatja ügyfeleit társasági jogi, munkajogi, ingatlanjogi, kereskedelmi jogi és vállalati jogi ügyekben.

Az együttműködés online konzultációval is megkezdhető, míg tárgyalás, hatósági eljárás, ingatlanügylet vagy más személyes közreműködést igénylő ügy esetén az iroda az ország más pontjain is eljár.